Tedarik zincirinin “anahtar” yatırımı olan deponun -yeni bir depo yapılması veya mevcut bir deponun büyütülmesi- uygun olarak yapılması hayati bir karardır. Sonradan değiştirilemeyen veya ciddi maliyetlere sebep olacak bir depo yatırımının, yaşam konforunuzu ciddi biçimde etkileyeceğini ve rekabet avantajı sağlayamayacağını akıldan çıkartmamak gerekir. Aşağıda, depo yapılması sürecinde, tedarik zincirinize değer katacak ve çalışma ortamınıza çözümler getirecek bazı temel stratejileri bulabilirsiniz. Bir deponun yapılış amacı, yapılma ihtiyacı diğer bir depoya aynen benzemez. Her deponun ayrı bir özelliği olması nedeniyle “bütün depolar farklıdır”. Çevresel koşullar veya özel ihtiyaçlara göre değişen talepler nedeniyle, her girişimciye uyacak ve tüm depolarda uygulanabilecek teknikler,  tavsiyeler, rehberler dikkate alınmalıdır. İlk iş; kendinize yetkin bir lojistik danışmanı bulunuz. Yatırımcıların lojistikçi olduğu durumlar da en doğru kararların alındığından emin olarak,  bu konuda dış kaynak kullanmakta ileri adımlar atabildiklerini biliyoruz.  Yatırımcılar;  “depo yapımı” kararlarına varıncaya kadar pek çok alanda yönetsel erklerini  kullanacaklar ve bilimsel çalışmalardan yararlanacaklardır. Böyle bir başlıkla, lojistik alanda danışmanlık yapmam nedeniyle kendime bir alan yaratma çabası için de değilim. Ancak bu güne kadar gördüklerimden aldığım ders çok net.”Tek bir çözüm yok ve fark yaratmak sıradan bir iş değil.” Bu nedenle bu yazıda sadece soğuk hava depoları için “sürdürülebilir, izlenebilir “dünya klasında bir soğuk hava deposu” için önerilerim olacak. Danışman size; sizin durumunuzla ilgili uygun stratejiler, teknolojiler, ve altyapı alanında analizler sunacaktır. Doğru ve rekabetçi bir karar için alternatif yaklaşımlar, kendi alanınızla ilgili  “best practice”örnekleri sizde farkındalık yaratacaktır. Şayet lojistik danışman projenize  doğru örnek ve tavsiyelerde bulunursa, dünya klasında ve rekabetçi bir depoya sahip yatırımcı olma olasılığınız vardır. Deponuzun iyi inşa edilmiş olmasının “yetmediği” pek çok durum gözlenmiştir. Lojistik danışmanın seçiminde; danışmanın tecrübesi önemlidir. Örneğin “kaç adet depo yapılması aşamasında yer aldığı” ve bunların hangilerinin sizin alanınızda olduğudur. Sizin alanınızda deneyimi olsa bile; sizin kurum kültürünüze uyan bir şirkete ait depomudur? Lojistik danışmanlık gideri bir  “gelişme gideridir”,  bu giderin gelecekte akıp giden depo operasyonlarından kaynaklı  giderlerinizin  azaltılmasında önemli rol oynadığını, deponun bitip faaliyete geçtiği ve ölçümler yaparak sonuçlarının yönetilmeye başlandığında farkında olunacaktır ve   maliyet azalmasıyla geri döner. İş stratejisinin gözden geçirilmesi, Bir işe başlamadan önce mevcut durumun gözden geçirilmesi bilinir.  Yatırımcı; dışarıdan bakıldığında göz kamaştıran , yeni ve devasa bir soğuk hava deposu yapmak yerine, uzun dönemli ihtiyaçlarına cevap veren, yüksek kaliteyi sağlarken maliyetlerini azaltan bir depo sahibi olma amacındaysa “stratejist” lere ihtiyaç var demektir. Bu ise sektörü bilmekten geçer.   Neden yeni bir soğuk hava deposu istediğiniz konusunda açık olun. Yeni bir depo operasyonlarınızı geliştirecek ve bu durum müşterinize yansıyacak mı? Yeni bir deponun müşteriniz kar etmesine veya hizmet kalitesinin artmasına  katkısı ne olacaktır?  Yeni bir yatırım yapmak adına değerlerinizi bir yere gömmek en büyük hata olacaktır. Kısa (beş yıldan az) orta( üç-yedi yıl) uzun (5-15 yıl) dönemlerde iş projeksiyonunuz nedir? Kendinizi nerede görmek istiyorsunuz? Soğuk hava depo yatırımı uzun dönemli bir yatırımdır ve bu nedenle de bu dönemde işlerinin  nereye gideceğini en iyi tahmin edip altyapısını buna göre dizayn edenler “fark yaratacaktır”. Tipik bir soğuk hava deposunun asgari 10-15 yıl hizmet vereceği varsayımıyla; geçmiş beş yıl içinde oluşan her olayı rahatlıkla  kapsamalı, gelecek 5-10 yılın ihtiyaçlarını karşılayabilmelidir. Depo yapma kararının stratejik olması da bundandır. Bu durum  ise  bir “yöneylem araştırması” gerektirir. Kısıtlar; Bu aşamada potansiyel işleri limitleyebilecek kısıtlar belirlenmelidir. Bu konuda sorulacak bazı sorular; yeni depo darboğazları veya olağanüstü  çıkışları karşılayabilecek mi? Yeni depo yapıldığında , alt yapı geliştiğinde mevcut altyapı daki kısıtlar ortadan kalkacak mı? Bu noktada risk analizi yapılmalıdır. Örneğin;

• Büyüme hedeflerine ulaşılamaz ise ne olacak? Veya büyüme hedefinden fazla büyüme olursa?
• Pazar değişirse ne olur?
• Ülke veya bölge  büyüme dengesi ne olacak? Bölgesel veya merkezi yönetimlerce  denge nerede kurulur?
• Bizi başka bir şirket isterse veya biz başka şirketi istersek ne olur?
• Yeni bir depo için en önemli felaket nedir?
• İşçilik veya operasyonel denge tehdit altında mıdır?
• Bütün yumurtalar aynı sepette mi?

Kendin yap veya yaptır, sahip ol veya kirala kararı, Firma yeni bir depoya sahip olmalımı? Depo inşaatını kendi mi yönetmeli? Depoya sahip mi olunmalı yoksa kiralanmalımı? Bu ve bunun gibi onlarca soruyu cevaplayabilmek için aşağıdaki bazı cevapların bilinmesi gerekir. Örneğin;

• Kurum kültürü hangi yöndedir? sahip olma veya kiralama
• Nakit akışı ne durumdadır?(inşaat süreci giderlerini zamanında karşılayabilecek  durumda mı? Bu amaçla borç mu alınacak? Kredi sağlanacaksa koşulları nedir?)
• Planlama sürecini yürütme( şirketin eski yatırımlarını gerçekleştirirken planlanan-gerçekleşen durumu nedir?)
• Şirketin onay süreci nedir? Karar alma süresi nedir?
• Yerel riskler nedir?( siyaset, hava durumu, imar planları gibi)
• Yerel pazarın dengesi veya ne kadar dengede olduğu?
• Muhtemel rakiplerin pozisyonu nedir?

Bu konuda “yöneylem araştırması” yapılmalı ve çıkacak sonuçlar sıralanmalıdır. En iyi depo yeri seçimi, Yeni bir depo için stratejik planlamalar doğrultusunda en iyi depo yerine karar vermek çok önemlidir. Bu konuda bilimsel metotlar kullanılmalı, çıkan sonuçlar aşağıdaki bazı konuları kapsamsına göre değerlendirilmelidir. Örneğin;  endüstriyel bir alanda bulunacak mekan veya arazi, müşterilere uzaklık, tedarikçilere uzaklık, liman-havaalanı, yerleşim yerine olan uzaklık, dengeli ve kaliteli işçiliğe erişim, çevrenin güvenliği, otoyola veya bağlantı yollarına erişim, çalışanların tesise erişime olanağı, tesisin elektrik, doğal gaz,su,atıkların toplanması durumu, tesisin bulunduğu alanda vergiler, bu alanda inşaat izni, civardaki tesislerden kaynaklanan gürültü, toz,kir, civardaki tesislerin güvenliği gibi yüzlerce sorunun cevabını verecek çözüm “projeniz” olacaktır. Karşılıklı anlama, usüller üzerinde anlaşma, Depo altyapısını dizaynetmek için, mevcut operasyonel süreçler ve gelecekte devreye girecek operasyonlar taraflarca iyi anlaşılmalıdır. Bu amaçla yapılacak iş analizinin asgari karşılaması gerekenler; girdiler-çıktılar, müşteri profilleri, depolama ihtiyaçları, nakliye-dağıtım, geri taşıma, kontrol, kalite ve güvenliktir. Makro ve mikro işlem ve projelerin gelecekte nereye gideceğini anlamak önemlidir.  Sadece mevcut işlemlerin basit olarak devamlılığı değil aynı zamanda gelecek operasyonel başarının projeksiyonları ve optimizasyonu önemlidir. Yeni altyapının stratejik  amacı anlaşıldığında, deponun; en iyi operasyon, en iyi lokasyon doğasına uygun inşasını, dizaynını bütçeleneceği maliyetlerde yapılması önemlidir. Bu aşamada lojistik planlamacılar inşaatı planlayanlara yön verecektir. Bu nedenle uzunca saatler sürecek fikir alış-verişine ihtiyaç duyulmalıdır. Örneğin; depo içinin nasıl raflanacağını bilmeden soğutma projesi yapmak hatalı olabilir. Bu aşamada alternatif teknolojiler tartışılıp, üzerinde anlaşılmalıdır. Ekipman seçimi, destek servisleri, operasyonlar, müşteriden alınacak cevaplar ve yaşam-boyu giderleri alternatiflerle tartışılmalıdır. Arsa temini, Üzerine inşaat yapılacak alan arayışı bu noktada başlar. Artık yeni depoda ne yapılacağı biliniyor ve buna göre arazi arayışı başlayacaktır. Arazi seçerken göz önüne alınan pek çok unsurdan bazıları ise;

• Arazinin şekli yapılacak depo biçimine uymalıdır.
• Arazinin eğimi; negatif veya pozitif maliyetler veya fırsatlar doğurabilir.
• Toprak yapısı inşaat maliyetlerine etki eder, sürdürülebilirlik için önemlidir.
• Araziye ulaşım koşulları,
• Bölgedeki inşaat oranları, vergiler, teşfikler, bölge imar planları
• Zonlama; yatırım bölgelere ayrılabilmeli, gelişim alanın varlığı test edilmelidir.

Profesyonel ekip, Soğuk hava deposu yapımı geniş bir profosyonel ekip gerektirir. Gerekli seçim işlemleri süresince;

• Proje yöneticisi; projeyi yöneten ve gelişmeleri kontrol eden,
• Arazi danışmanı; sınırları kontrol eden,
• İnşaat mühendisi, makine mühendisi, elektrik mühendisi, çevre mühendisi, mimar, yangın uzmanı, iç mimar, kalite kontrol, finans kontrol, avukat gibi unsurlar olmalıdır.
• Yerel yönetimle inşaat ruhsat işlerini sürdürecek danışman unutulmamalıdır.

Bu ekibin yönlendirilmesi, yönetilmesi ve liderlik ve kontrol  edilmesi gerekir. Bu görev “proje yöneticisinindir.” Bu ekibin giderleri proje değerini %10-14 seviyesini aşmaması gerekir. Burada önemli olan proje yöneticisine yardımcı olacak “lojistik danışman” ın ekipte olmasıdır.   Detaylı dizayn ve işe başlama, Deponun detaylı biçimde dizayn edilmesi söz edilen profosyonel ekip tarafından hazırlanır, gelişme planı ve  doğru maliyetlendirme yapılır. Daha sonra yapılacak ihalelerle alt taşeronlar belirlenir, en düşük fiyat konusunda dikkatli olmak gerekir, taşeron firmaların yaptığı diğer projeler araştırılıp değerlendirilir. Artık ana ve alt taşeronlar belirlenmiş, bütçelenmiş ve çalışma ekibi kurulmuş proje başlayabilir. İnşaat sürerken proje yöneticisi sizlerle düzenli toplantılar yaparak gerek inşaatın gidişi gerekse maliyeti konusunda bilgiler verecektir. Şayet iyi bir şekilde planlanmışsa binayı yapmak ve ekipmanlarıyla donatmak daha kolay olacaktır. Burada depo yazılım sistemini gündeme getirmeliyiz. Bu yazılımın alt yapı ihtiyaçları da yapım aşamasında dikkate alınmalıdır ki daha sonra paneller delinmek zorunda kalınmasın. Organizasyon kültür değişimi, Artık” yeni “ bir depo inşa edilmektedir. Mevcut organizasyonunuzun kültürünü yeni yapılanmaya göre değiştirmek üzere harekete geçme zamanıdır. Çalışanlarla projeyi tartıştığınızı ve varsa önerilerini dikkate aldığınızı varsayarak yeni yapılanmaya gitmek, varsa yeni işgücü temin etmek için çalışmalara başlamak gerekir. Tüm çalışanlar “yeni” yatırımı ve yeni atılımları heyecanla beklemeleri sağlanmalı, yeni yatırım nedeniyle eğitim ihtiyacı çıkacaksa eğitimler planlanmalı, inşaat alanına her seviyede çalışanı gezdirmeli, bilgi sahibi yapmalıdır. Yeni yatırımın neleri değiştireceği, bu değişikliklerle müşterilerimize verdiğimiz servisin nasıl artacağını, yeni iş imkanları doğacağını,bu değişimin halen çalışanlardan bazılarının terfi etmesine sebep olacağını, şayet ortadan kalkacak bir süreç ve bunun çalışanları varsa bu çalışanların şirket içinde başka işlere kaydırma olanaklarının araştırılması gerekir. Proje yönetiminin ücretlendirilmesi, İnşaatın bittiği, ekipmanların yerleştiği, personelin eğitildiği ve artık depoda hayatın akmaya başladığı görüldüğünde proje yöneticisinin ve ekibinin ücret veya primlerinin ödenmesi aşamasına gelinir. Bu aşamada aceleci olmayınız. Tüm süreçlerin “aktığından” emin olunuz, bazı küçük sorunlar veya çalışanlardan –müşterilerden gelen şikayetler olabilir. Bunları değerlendirip bu kusur veya eksiklikleri gideriniz. Bunlar görüşüldüğü ve kayıt altına alındığı halde giderilemiyor ise taşeron hak edişlerine yasal tazminat maddeleri koydurunuz. Proje yöneticiniz ve lojistik danışmanınız bu süreci yöneteceklerinden bunlara proje boyunca sabit bir ücret verilir, iş bitimi projenin akışına ve maliyetlerin geldiği nokta değerlendirilerek prim verilir.