Döküman Yönetim Sistemi

Gemilerin güvenli bir şekilde işletilmeleri, deniz ve çevre kirliliğini önlemek üzere geliştirilen ISM (International Safety Management) ile gemi ve limanların güvenliğini sağlamak amacıyla işletilen ISPS (International Ship and Port Facility Security) kuralları, uluslararası sularda gemi işleten armatörlük şirketlerinin başlıca konuları arasındadır.

IMO (International Maritime Organization) tarafından uluslararası sularda çalışan ve belli bir tonajın üzerindeki her gemi için tutulması zorunlu olan ISM ve ISPS dokümanlarının oluşturulması ve takibi, filodaki gemi sayısıyla orantılı biçimde zorlaşmaktadır. Özellikle denetimler sırasında dokümanlardaki eksiklikler ya da denetçi tarafından istenilenlerin gösterilememesi ciddi sorunlar doğurabilmektedir.

GlobalSistem, gemi işletmecisi şirketlerin bu yöndeki gereksinimlerini karşılamak üzere DocNetix Doküman Yönetim Sistemi?ni geliştirdi. DocNetix, son derece ayrıntılı biçimde tutulması ve titizlikle takibi gereken ISM ve ISPS dokümanlarının yönetimini kolaylaştırıyor. Ayrıca, organizasyon içerisinde ortak çalışmalarda kullanılan her türlü dokümanın elektronik ortama alınarak kolay bulunabilmesi, güncellenebilmesi, paylaşılabilmesi ve takibini de sağlıyor. 

Dokümanların yürürlüğe konulması, yürürlükten kaldırılması, revizyonlar, dolaşımı ve arşivlenmesi şirkete özel tanımlanabilen iş akış (workflow) onay mekanizmaları ile kolayca gerçekleştiriliyor. Dokümanların şirket içi eğitim amaçlı dağıtımı, belirlenmiş prosedürler için gerekli evrak takipleri ve dağıtımları, arşiv olanakları ile dokümanların belirli bir düzen içerisinde kayıt altına alınması gerçekleştiriliyor. Doküman arşivi içerisinde arama yapılarak geçmiş tarihli dokümanlara da anında ulaşılabiliyor. Yetkilendirme modülü ile firma içinde departman ya da kişi bazlı yetkilendirme ve kısıtlamalar uygulanabiliyor. Kişilerin dokümanlarla ilgili yapmaları gereken işler, uyarılar ve mesajlar yetki bazında görülebiliyor.

Firmaya özel tasarlanan doküman ağacında her tip (.doc, .xls, .pdf, .txt, .jpeg, .bmp,  vb.) doküman tanımlanabilirken, doküman ağacında var olan herhangi başka dokümanlarla ilişkilendirebiliyor ve atıfta bulunulan dokümanlar aynı ekranda görülebiliyor. Revize edilen dokümanın eski hali de sistemde tutuluyor. Bir önceki dokümana göre yapılmış olan değişiklikler kolayca görülebiliyor.

Gemilerde doldurulması zorunlu olan her türlü formun, hızlı ve hatasız biçimde hazırlanabilmesi için ?form yönetimi? modülü de isteğe bağlı olarak kullanılabiliyor. Şirketin gereksinimine bağlı olarak tasarlanan formlardaki bilgiler uydu üzerinden ofise aktarılarak kargo masraflarından da tasarruf edilebiliyor.

DocNetix, içerisinde belirlenen dokümanlar ilgili departman ve kişilere okunması için gönderilebiliyor. Bu özellik şirket içi eğitimler ve bilgilendirmeler ile yeni personel alımları ve oryantasyon süreçlerinde önemli katkılar sağlıyor.

DocNetix Doküman Yönetim Sistemi çok hızlı kurulup devreye alınabilen, kolay anlaşılabilen ve kullanılabilen bir sistemdir. Çağdaş doküman yönetimine ilişkin tüm özelliklere sahip olan sistemin ilk uygulaması Arkas Denizcilik firmasında yapıldı.

LOJİPORT