Çoğu planlama fonksiyonu, işletmenin gerçek hızıyla hiç ilgisi olmayan bir takvimde çalışır. Talep tahmini ayda bir yenilenir. Emniyet stoğu seviyesi üç ayda bir belirlenir, sonra aylarca kimse dokunmaz. Kadro planı yoğun sezondan iki hafta önce bir tabloda hazırlanır. Gerçeklik plandan saptığında bile plan güncellenmez, savunulur.
Oysa işletmenin kendisi saatlik değişir. Bir kampanya beklenenin üstüne çıkar. Bir tedarikçi konteynerin gecikeceğini bildirir. Bir rakip fiyat kırar. Bir hava dalgası bir kategoride talebi öne çeker, başka birinde tüketir. Planlama takvimi ile operasyonun gerçek temposu birbirini tutmuyor. Bu farkı işletme ya fazla stokla, ya kaçırılan satışla ya da son dakika pahalı işgücüyle ödüyor.
Planlama ayda bir hazırlanan bir belge değildir. Stok, kadro, bütçe, hepsi birer karardır. Ve o kararın, üç hafta önceki değil, uygulandığı günün koşullarına göre doğru olması gerekir.
Bu yazı, Datanomous'un ajanlı operasyonlar serisinin ikinci makalesi. İlk makale Karar Ver, Yap, Teslim Et modelini tanıtmıştı. Bu makale Karar Ver katmanını derinlemesine ele alıyor. Tahminleri ve kısıtları sürekli güncel bir operasyon planına dönüştüren katmanı ve Datanomous Planning'in bunu nasıl hayata geçirdiğini anlatıyor.
Planlama Sorunu: Doğru Cevap, Yanlış An
Klasik planlama araçları yanlış değil, sadece işletmeye göre yavaş. Talep planlama yazılımı geçmiş örüntülere karşı iyi tahmin üretir. Sorun, koşullar iki yenileme döngüsü arasında değiştiğinde açılan boşlukta çıkar. Stok dağıtım kuralları genelde statiktir. Sabit bir yeniden sipariş noktası, sabit bir emniyet stoğu yüzdesi bir an için belirlenir ve bir şey bozulana kadar bir daha gözden geçirilmez. Kadro planları da gelecek haftanın kendine özgü koşullarına göre değil, ortalama bir haftaya göre kurulur.
Bunun fonksiyon bazında maliyeti
- CFO: işletme sermayesi, talebin gerçekte oluştuğu yerden farklı bir konumda ya da farklı miktarda stokta bekler. Bu maliyet tek bir kalemde görünmez, taşıma maliyetine ve indirime yayılarak ortaya çıkar.
- COO: hizmet seviyesi dengesiz bozulur. Bir depo hızlı satan bir üründe stoksuz kalırken, birkaç yüz kilometre ötedeki başka bir depo aynı üründe fazla stokla oturur.
- Operasyon ve işgücü liderleri: haftalar önceden kurulan kadro planı, gerçek sipariş hacmi ortalamadan saptığı anda ya pahalı fazla mesaiye ya da boşta bekleyen işgücüne dönüşür.
Dönemsel Planlamadan Sürekli Karara
Burada devreye ilk makalede anlatılan Analitik Yapay Zekâ katmanı giriyor. Kuruluşun artı eksi değerlendirmesini sabit bir takvime göre değil, sürekli olarak iyileştirmek. Bu küçük bir iyileştirme değil, yapısal bir değişim.
Klasik planlama | Sürekli karar |
Tahmin ayda ya da üç ayda bir yenilenir | Tahmin canlı talep sinyallerine karşı sürekli güncellenir |
Emniyet stoğu bir kez belirlenir, nadiren gözden geçirilir | Stok konumlandırması koşullar değiştikçe yeniden dengelenir |
Kadro planı geçmiş ortalamalara göre kurulur | İşgücü ve bütçe planı önümüzdeki döneme özgü koşullara göre ayarlanır |
Senaryo planlaması elle yapılan, ara sıra gerçekleşen bir egzersiz | Senaryolar karar verilmeden önce, talep üzerine simüle edilir |
Amaç geleceği daha ileriye, daha yüksek hassasiyetle tahmin etmek değil. Amaç, değişen bir sinyal ile güncellenen bir plan arasındaki mesafeyi kısaltmak. Böylece kullanılan plan her zaman en son planlanan değil, o an mevcut en iyi plan olur.
Datanomous Planning: Karar Ver Katmanı
Datanomous Planning, talep, stok ve kapasiteye dair tek, sürekli güncellenen bir görünümü paylaşan iki özel dijital çalışandan oluşur. İkisi de ilk makalede anlatılan Operasyon Beyni'nin bir parçası olarak çalışır.
OPERATIONS PLANNER Talebi, operasyonun gerçekte çalıştığı ayrıntı düzeyinde tahmin eder. Yalnızca kategori ya da ağ seviyesinde değil, ürün ve lokasyon bazında. Bu tahmine göre kadro ve bütçe planlar. Bir kampanyayı, bir hava olayını, yeni bir mağaza ya da sevkiyat noktası açılışını gerçekleşmeden önce simüle eder. Böylece artı eksi dengesi gerçekleştiği anda değil, önceden görülür. |
INVENTORY PLANNER Stoğu talep oluşmadan önce doğru lokasyonlara konumlandırır ve koşullar değiştikçe sürekli yeniden dengeler. Operations Planner ile birlikte çalışarak, bir sonraki bölümde anlattığımız anlık sipariş kararlarının temelini oluşturur. |
Aynı Karar Motoru, İki Zaman Dilimi
Datanomous Planning tek bir karar mantığını iki farklı hızda çalıştırır. Biri, ortada henüz bir sipariş yokken arka planda sürekli işler. Diğeri, bir sipariş geldiği anda devreye girer. İkisi de aynı beş uzman ajanı kullanır: tedarik, sevkiyat, işgücü, zamanlama, maliyet. Aralarındaki fark, neyi değerlendirdikleri.
Önceden: bu ürün nerede durmalı
Sipariş henüz yokken sistem, bu ürünün önümüzdeki günlerde karşılaşabileceği birçok olası sipariş senaryosunu sürekli simüle eder: farklı bölgeler, farklı günler, farklı talep yoğunlukları. Bu simülasyonların ortalamasına bakarak ürünün bir mağazada mı, bir depoda mı durmasının, depodaysa hangi rafta beklemesinin şirkete en çok faydayı getireceğine karar verir. Bu karar gerçek zamanlı değildir, ama sürekli güncellenir ve talep değiştikçe kendini yeniler.
Anında: bu siparişi nasıl karşılarız
Gerçek bir sipariş geldiğinde aynı beş ajan, bu kez varsayımsal değil gerçek bir sipariş için aynı hesabı yeniden yapar. Bu ürün nereden çıkacak? Stok yetmiyorsa nereden tedarik edilecek? Hangi ekip hazırlayacak? Ne zaman hazır olacak? Ve bütün bunların toplamı şirkete kaça mal olacak? Klasik sistemlerde bu sorular ayrı ayrı, farklı zamanlarda ve çoğu zaman insan tarafından yanıtlanır. Datanomous Planning bunların hepsini, sipariş girildiği an, gerçek verilere bakarak birlikte yanıtlar.
- Tedarik ajanı: bu ürünün hangi noktada stokta olduğunu kontrol eder. Stok yetersizse en hızlı hangi tedarikçiden ya da hangi üst depodan temin edilebileceğini bulur.
- Sevkiyat ajanı: siparişin hangi lokasyondan, hangi yöntemle yola çıkacağına karar verir: bir mağazadan mı, bir depodan mı, hangi kargo ya da kurye ile.
- İşgücü ajanı: siparişi hangi vardiyanın, hangi ekibin, ne kadar kapasiteyle hazırlayacağını belirler.
- Zamanlama ajanı: ürünün ne zaman hazır olacağını ve müşteriye verilen teslimat sözünün tutulup tutulamayacağını hesaplar.
- Maliyet ajanı: işçilik, kargo, paketleme ve fırsat maliyeti dahil, bu kombinasyonun şirkete toplam kaça mal olacağını çıkarır.
Bu ajanlar sırayla değil, aynı anda çalışır. Sonuçta ortaya tek bir plan çıkar: ürün şuradan çıkacak, şu ekip hazırlayacak, şu saatte hazır olacak ve şirkete şu kadara mal olacak. Büyük kararları hâlâ insan onaylar, ama bu rutin kombinasyon saniyenin küçük bir kısmında kurulur.
SİPARİŞ GİRİLDİ
| → | AJANLAR PARALEL ÇALIŞIR tedarik, sevkiyat, işgücü, zamanlama, maliyet | → | TEK PLANDA BULUŞULUR
| → | PLAN ONAYLANIR Hedef: yaklaşık 400 milisaniye |
HEDEF KARAR SÜRESİ Yaklaşık 400 milisaniye. Siparişin kendi akışının içine sığacak kadar hızlı, sonrasında değil. Bu, Datanomous'un sipariş kararını tasarlarken hedeflediği süredir. Gerçek gecikme, o sipariş için değerlendirilen aday sayısına ve kısıtların karmaşıklığına göre değişir. |
| |||||
Önceden verilen karar sahneyi kurar: stok doğru yerde bekler. Anında verilen karar ise o sahnede tam o anda ne yapılacağını belirler: sipariş en kârlı şekilde karşılanır. İkisi ayrı sistemler değil, aynı mekanizmanın iki hızıdır.
Soru hiçbir zaman sadece stok var mı değildi. Soru şu: bu siparişi doğru zamanda, doğru ekiple ve en düşük maliyetle karşılamanın yolu ne?
Burada anlatılan, kâğıt üzerinde kusursuz bir plandır. Ama sahada işler nadiren tam plana göre gider. Bir toplayıcı işe gelmeyebilir, bir kamyon gecikebilir, bir ürün olması gereken rafta çıkmayabilir. Bu planı sahada gerçek zamanlı olarak gerçeğe dönüştürmek ve ondan sapan durumları, yani istisnaları, anında yönetmek üçüncü makalede anlattığımız Yap katmanının işi: Datanomous WES.
İkinci Bir Örnek: Yoğun Sezon Kadrolaması
Bir sevkiyat operatörünün yoğun bir kampanya dönemine girdiğini düşünelim. Klasik yaklaşımda kadro planı, dönemden dört altı hafta önce geçmiş ortalamalara göre kurulur, bütçe onayına sunulur ve büyük ölçüde değiştirilmez. Gerçek sipariş hacmi planın yüzde 20 üzerine çıkarsa, çözüm acil fazla mesai ve ajans işgücüdür. İkisi de yüksek maliyetle ve zaman baskısı altında ayarlanır. Hacim planın altında kalırsa, işletme zaten ihtiyacı olmayan işgücünün bedelini ödemiş olur.
Sürekli karar modelinde aynı durum farklı ilerler.
- Operations Planner, kampanya başlamadan önce üç farklı talep senaryosunu simüle eder
- erken sinyaller (site trafiği, ilk sipariş temposu) temel senaryodan saptıkça, tahmin ve kadro planı otomatik güncellenir
- Inventory Planner, artışın yoğunlaştığı depolara doğru stoğu siparişten önce, stoksuz kalmadan önce yeniden konumlandırır
- önerilen kadro ayarlamaları, maliyet ve hizmet dengesi net şekilde gösterilerek operasyon liderinin onayına sunulur
Yoğun günde uygulanan plan, o gün için hazırlanmış plandır. Beş hafta önce kurulup o günden beri savunulan plan değil.
Pratikte Ne Değişiyor
Odak alanı | Klasik durum | Datanomous Planning durumu | Yaklaşık etki |
Talep tahmini | Kategori bazında, ayda bir yenilenir | Ürün / lokasyon bazında sürekli güncellenir | Eski tahminden kaynaklanan stoksuzluk ve indirim azalır |
Stok konumlandırma | Statik emniyet stoğu, tepkisel transferler | Talepten önce konumlandırılır, sürekli yeniden dengelenir | Yanlış yerde bekleyen işletme sermayesi azalır |
Sipariş kaynağı ve karşılama noktası | Sabit kural: en yakın depo ya da sabit mağaza/depo paylaşımı, kârdan bağımsız | Sipariş başına çok ajanlı karar, yaklaşık 400 ms, kâr ve teslimat sözüne göre optimize edilir | Daha yüksek karşılama marjı, daha az verimsiz gönderim noktası seçimi |
Kadro ve bütçe planlama | Geçmiş ortalamalara göre kurulur, haftalar önce kilitlenir | Canlı sinyallere göre simüle edilir ve ayarlanır | Acil fazla mesai ve ajans gideri azalır |
Senaryo değerlendirme | Büyük olaylardan önce elle, ara sıra yapılır | Her önemli kararda talep üzerine simüle edilir | Artı eksi dengesi taahhütten önce görülür |
Buradaki aralıklar, talep odaklı stok ve işgücü planlamasına dair sektör kıyaslamalarını ve Datanomous'un müşterilerle devreye almadan önce üzerinde anlaştığı hedefleri yansıtır. Sonuçlar kategori karmasına, ağ karmaşıklığına ve mevcut veri kalitesine göre değişir.
Bu Neden Üst Yönetim İçin Önemli
- CFO: sürekli stok yeniden dengelemesi ve sipariş bazında kâr odaklı karşılama kararları, tedarikçi koşullarını ya da hizmet taahhütlerini değiştirmeden işletme sermayesi verimliliğini artırmanın ve marjı korumanın en doğrudan iki yoludur.
- COO: canlı koşullara göre kendini güncelleyen bir plan, talep dalgalanmasında hizmet seviyesini sabit tutmayı mümkün kılar. Stoksuzluk ile fazla tampon stok arasında seçim yapmak zorunda kalınmaz.
- CIO: Datanomous Planning, mevcut tahmin, ERP ve WMS sistemlerinin üzerine bir karar katmanı olarak kurulur. Bu sistemleri değiştirmeyi gerektirmez ve otomatik uygulanan her eylem denetim ve geri alma için kayıt altına alınır.
- Operasyon liderliği: kadro ve bütçe kararları, bir planlamacının isteyeceği görünürlükle alınır. Ama yoğun sezon baskısı altında son anda kurgulanmak yerine sürekli güncel olarak alınır.
Seriye devam edin
Doğru bir plan, sahada da doğru uygulanmalı. Üçüncü makale Yap katmanını ele alıyor. Datanomous WES'in vardiya ilerledikçe toplama, paketleme ve işgücünü gerçek zamanlı nasıl koordine ettiğini anlatıyor. Dördüncü makale ise Teslim Et katmanını, Datanomous Yard ile depo ve yol arasındaki boşluğun nasıl kapatıldığını anlatıyor.
- 1. Makale — Yapay Zekâ ile Çalışan İşletme: İşletme Modelini Yeniden Kurmak
- 3. Makale — Yap: Kendi Kendine İşleyen Depo (Datanomous WES)
- 4. Makale — Teslim Et: Depo ile Yol Arasındaki Son Boşluğu Kapatmak (Datanomous Yard)
Daha fazlası için: datanomous.co.uk | hello@datanomous.co.uk