. Bazı teslimatlar başka araçlara aktarılır, sürücülerin programı yeniden düzenlenir, kimi adresler ertesi güne kalır. Özellikle birkaç araçla çalışan dağıtım filolarında, doğru parçanın ne zaman geleceği en az tamirin kendisi kadar önemlidir.
Yedek parça arayışını hızlandırmanın ilk adımı, filodaki her araç için şasi numarasını (VIN) ve önceki bakımlarda kullanılan parça kodlarını erişilebilir bir yerde tutmaktır. Servis hangi parçanın değişeceğini belirlediğinde satın alma ekibi, https://avtopro.tr/ gibi bir yedek parça pazaryerinde parça koduyla arama yapıp farklı satıcıların tekliflerini inceleyebilir. Siparişten önce satıcıdan parçanın araçla uyumunu, fiilî stok durumunu ve kargoya verileceği tarihi yazılı olarak teyit etmek, sevkiyat planını daha gerçekçi kılar.
Satın alma ekibine hangi bilgiler gitmeli?
Servisten gelen “ön balata lazım” mesajı, satın alma ekibinin işe başlaması için çoğu zaman yetersizdir. Aynı model ve üretim yılı altında farklı fren sistemleri bulunabilir. Talepte araç plakası veya filo numarası, şasi numarası, parçanın takılacağı yer ve varsa orijinal parça kodu birlikte yer almalı. Daha önce aynı araç için sipariş verilmişse, o kaydı açıp servisin doğruladığı kodla karşılaştırmak işi hızlandırır.
Basit bir araç kartı bu bilgileri tek yerde toplar. Örneğin bir panelvanın son bakımında takılan filtre, kullanılan parça kodu ve montaj kilometresi aynı satırda görülebilir. Bir sonraki siparişte ekip eski faturaları taramak zorunda kalmaz. Bakım kaydında servisin tespit ettiği farklı bir parça kodu varsa bu farkı da işlemek gerekir. Böylece ilk siparişteki bir yanlışlık sonraki bakımlara taşınmaz.
Rafta ne tutulacağına bakım kayıtlarıyla karar verin
Filodaki araçların çoğu aynı model olsa bile tek bir stok listesi her işletmeye uymaz. Şehir içinde günde onlarca adrese uğrayan bir araçla düzenli olarak şehirler arası hatta çalışan bir aracın bakım takvimi farklı olabilir. Satın alma ekibi son altı ayın servis kayıtlarını inceleyerek hangi parçaların kaç kez istendiğini, hangilerinin birden fazla araçla uyumlu olduğunu ve siparişlerin ne kadar sürede ulaştığını görebilir.
Planlı bakımlarda düzenli kullanılan ve uyumu doğrulanmış filtreler gibi sarf malzemeleri, sınırlı stok için iyi bir başlangıçtır. Tedariki zor bir parçayı rafta tutma kararıysa o parçanın hangi araçlarda kullanıldığına ve araç servisteyken rotanın başka bir araca aktarılıp aktarılamadığına bağlıdır. Örneğin filoda yalnızca bir soğutuculu araç varsa, bu aracın yaptığı işi devralabilecek bir araç bulmak, sıradan bir panelvanı değiştirmekten daha uzun sürebilir. Böyle bir durumda bazı parçalar için önceden bir tedarikçi ve teslim süresi belirlemek, stok kararı kadar değerlidir.
Parça fiyatını aracın bekleme süresiyle birlikte değerlendirin
Teklifleri karşılaştırırken satıcının verdiği teslim tarihini servis randevusuyla yan yana koymak gerekir. Parça öğleden sonra ulaşacaksa ve servis aracı ancak ertesi sabah işleme alabilecekse, hızlı kargonun sağlayacağı avantaj sınırlı kalır. Buna karşılık, montaj aynı gün yapılabiliyorsa daha hızlı teslim edilen bir parça ertesi sabahın rotasını kurtarabilir. Bu farkı görmek için satın alma ekibinin hem satıcıyla hem servisle konuşması gerekir.
Toplam maliyet hesabına nakliye, montaj ve gerekiyorsa ikame araç gideri de girmeli. Bir teklif, parça bedeli açısından avantajlı görünebilir. Ancak teslimat geciktiğinde araç kiralamak veya rotayı başka bir sürücüye ek mesaiyle devretmek gerekirse tablo değişir. Araç zaten planlı bakım için ayrılmışsa ve teslim tarihi uygunsa fiyat avantajından yararlanmak daha kolaydır.
Bakım gününü sevkiyat takvimine bağlayın
Planlı bakım için araç ayırırken servis randevusu, parça teslimi ve iş yükü aynı takvimde görülmeli. Haftanın en yoğun gününde iki panelvanı birden servise göndermek, arıza yaşanmasa bile teslimat kapasitesini düşürebilir. Haftalık rota planı yapılırken hangi aracın bakıma gireceği ve o aracın görevlerini kimin üstleneceği önceden belirlenebilir. Bakım aralıkları için üreticinin talimatları esas alınırken, günlük kullanım ve servis kayıtları da takvimi hazırlayan ekibe yol gösterir.
Arıza nedeniyle açılan iş emirlerinde de aracın servise giriş, parçanın sipariş ve teslim, aracın yeniden sefere çıkış saatlerini ayrı ayrı kaydetmek işe yarar. Böylece araç üç gün serviste kaldığında bu sürenin ne kadarının parça beklerken, ne kadarının servis sırası veya montaj sırasında geçtiği görülebilir. Gecikmeler sürekli aynı noktada yaşanıyorsa, ekip hangi adımı düzeltmesi gerektiğini bilir.
Küçük bir filoda başlangıç için araç kartları, son altı ayın bakım kayıtları ve gelecek haftanın sevkiyat planı yeterli olabilir. İlk bakılacak yer, bekleme nedeniyle en sık aksayan rotalardır. O rotalarda çalışan araçların parça kodları ve tedarik süreleri belli olduğunda, servisle görüşme başladığı anda satın alma ve sevkiyat ekipleri de kendi planlarını yapabilir.